网上交往

生意可能不像往常一样，但敬业度并不一定会受到影响

劳动力从办公室到家庭的转变，需要加速理解如何在远程地点有效地开展业务. 这包括内部会议以及与公司外部的客户和合作伙伴的会议. 这可能不像往常一样，但这并不意味着用户粘性会自动受到影响.

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辛迪Corritore博士, 皇冠体育博彩大学海德商学院商业智能和分析学教授, 在Business Bites网络研讨会系列的本期讨论, 这是海德商学院和大奥马哈商会的合作项目, 确保在线团队会议的有效性和参与性的方法.

如何进行有效的在线会议

进行有效的虚拟团队会议的两个关键因素是 订婚 和 存在. 保持与会者与你和其他人的互动是确保在线会议有价值的核心. 作为主持人，你有义务不仅仅是远程屏幕上的一张图片.

那么，如何让与会者保持参与? Corritore提供了一些保持用户粘性的建议:

• 以打破僵局的方式开始会议. 根据Corritore的说法, “破冰者”将与会者的注意力从“待办事项”列表中拉出来，重新集中到会议上. 一种非常适合虚拟平台的破冰方式是用二维码让参与者回答一个简单的问题, 比如“你用一两个词做什么??或者“你现在的心情是什么??然后，她将他们的个人回答以文字云的形式呈现出来. 打破僵局能让他们思考，帮助他们在精神上转变方向，为会议做准备.
• 记住要善于交际. 就像你通常以一些社交活动开始或结束一个面对面的会议一样, 为彼此认识的参与者指定一个“聊天时间”. 也, 尽可能多地使用名字, 和限制, 如果可以的话, 与会者人数控制在7到10人. It’s easy to blend into the background in large meetings; the greater the number of participants, 整体参与度越低.
• 使用聊天窗口作为您的助手. 您可以通过添加您所引用的链接来保持会议的进行, 回答问题, 进行民意调查, 等. 使用虚拟平台的聊天窗口.

保持在线会议参与的经验法则

正如人们所说，时机决定一切. 在进行富有成效的会议时，无论是在线会议还是面对面会议，都是如此.

研究表明，兴趣和注意力的最高水平发生在 前15分钟 会议的内容. 因此，在会议开始时，而不是在会议结束时，提出议程上最重要的事项.

保持与会者的注意力并支持他们在在线环境中的学习, 参与者应该参与活动或互动 每隔3-5分钟. 提出一个探索性的问题，要求他们思考. 把他们的注意力吸引到

屏幕. 进行民意调查. 让大家轮流发言. 让他们批评、评估或反思一个情况或问题.

为了保持对这种高度视觉化的媒介的兴趣，视野应该改变 每60-90秒. 波动的磁场可以帮助你避免看起来像一个说话的脑袋.

以主人的身份出现

当然，在线会议中肯定有一些你无法控制的因素, 你的出现不在其中.

• 保持眼神交流. 很难知道在电脑屏幕上该往哪里看才能复制眼神交流. 不是你的键盘，不是你在屏幕上的形象，也不是你同事的脸. 是你电脑上的摄像头. 科里托雷说，她在电脑的相机镜头周围贴了一个色彩鲜艳的甜甜圈贴纸，提醒自己盯着镜头，这样就能和会议的参与者保持目光接触.
• 使用强有力的声音. 记住，电脑上的麦克风是强大的，所以使用权威、清晰的声音.
• 框架自己. 也就是说，在电脑屏幕内. Sit back; don’t scrunch. 你在屏幕上的“肖像”应该包括你的脸和肩膀. 你还应该能够使用你的手，所以要让它们看得见. 选择一个远离窗户的中性背景. 把光放在你的前面而不是后面，否则你会看起来像一个影子.
• 自然的行为. 做你自己，像平常那样反应就好. 微笑和笑声吸引人们进入谈话. 变换面部表情，以正常语速说话

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举办在线会议的四个最佳实践

早在COVID-19大流行需要完全转向虚拟学习之前, Corritore在在线教学方面有着丰富的经验. 事实上, 创新教学技术, 以及商业教育中的新兴技术, 她的研究兴趣是什么. 因此，她开发并测试了一系列在线参与的最佳实践，其中包括 建立团队协议, 分配角色, 创建有意义的工件, 利用技术.

• 建立团队协议: 所有与会者都同意在会议前对技术进行测试和故障排除. 如果要实施一项新技术，Corritore通常会在会议上进行演练. 他们还承诺为会议做好准备，并准备好所有内容. 他们建立了一个安静的地方参加会议, 如果他们不说话, 他们同意将声音静音. 他们规定了个人谈话的时间限制, 如果参与者有问题, 他们举手就像在教室或会议上一样.
• 分配角色: 标准角色包括促进者, 谁来介绍参与者, watches the time 和 keeps people on track; the technology steward, who troubleshoots problems stemming from technology; the recorder, who is responsible for turning on the recorder to document the meeting; the secretary, 谁记笔记, writes notes on a white board or using technology such as Osmo; the chat boss, 谁监视聊天室, 字段的问题, 统计选票, 等.; 和 the Yoda, who calls out breaches in meeting protocol, such as Robert's Rules.
• 创建有意义的工件: 会议的主人应该在会议前发出一份议程，宣布会议的目的，并列出所有要讨论的事务. 在会议开始之前，这也是有帮助的, 特别是如果这是第一次虚拟会议或新技术正在实施, 分发技术故障排除或操作指南，以便与会者知道如果视频不工作或听不到其他与会者讲话时该怎么做. 保留会议记录可以避免在会议期间做过多的笔记.
• 使用技术: 新技术的不断发布正在改变商业运作的方式. Zoom和Google Hangout等平台提供了远程会议的虚拟环境. Sococo是一个虚拟办公室, 这是一种给可能分散在全国或全球各地的团队成员一种“存在感”的方式,科里托雷说. 你可以看到同事们在各自的办公室里, 知道他们是否有空, 通过Zoom在会议中与他们会面，同事们住在办公室里. “我能看到谁在附近, 我可以和他们私下讨论或者我们五个人在会议室开个极速会议. 这是一个非常酷的工具，”Corritore说. 她还使用了几种辅助技术, 尤其是像协作白板这样的书写工具, 共享Word文档, 虚拟便利贴, 和Osmo.

感谢我们现在掌握的所有技术进步, 在线互动不再落后于面对面互动. 事实上, Corritore发现, 如果参与者花时间教育自己如何使用这项技术，并利用它以更有效的方式实现类似的结果，那就更好了.

这篇文章是我们Business Bites系列的一部分, 这是一个由海德商学院与大奥马哈商会合作赞助的虚拟教育机会. 请求 完整的互动商务讲座，了解更多信息.

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这篇博文是由 辛迪Corritore博士. Dr. 科里托雷是皇冠体育博彩大学海德商学院的商业智能和分析学教授. 有关在工作场所上网的更多信息，皇冠体育博彩大学提供了 商业分析理学硕士 程序.